POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ MANDAT DE SYNDIC

JEAN CHARPENTIER – SOGEPI SA

La présente Politique de Confidentialité est à jour au 1er juillet 2018

1. INTRODUCTION

1.1. La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») est proposée au Syndicat de copropriétaires et à ses membres (propriétaires, copropriétaires, indivisaires, mandataires communs) par la société JEAN CHARPENTIER – SOPAGI, société anonyme, au capital de 2 533 394 €, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 434 220 406 et dont le siège social est situé 204 Boulevard Voltaire 75011 PARIS, France (ci-après « la Société »).

1.2. Le numéro de téléphone de la Société est le suivant : 01 43 48 55 99 et l’adresse email est : contact@jcadb.org

2. PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

2.1. Afin de permettre au syndicat de copropriétaires et à ses membres (ci-après le « Syndicat de copropriétaires et ses membres ») de pouvoir signer le contrat de syndic (ci-après le « Contrat de syndic ») avec la Société, cette dernière agissant en tant que responsable de traitement, se réserve le droit de collecter des données nominatives relatives au Syndicat de copropriétaires et à ses membres, notamment les données personnelles suivantes :

• Nom et prénom des membres du Syndicat de copropriétaires ;
• Date et lieu de naissance des membres du Syndicat de copropriétaires ;
• Nationalité des membres du Syndicat de copropriétaires ;
• Adresse email des membres du Syndicat de copropriétaires ;
• Adresse du domicile des membres du Syndicat de copropriétaires ;
• Numéro de téléphone fixe et mobile des membres du Syndicat de copropriétaires (facultatif) ;
• Caractéristiques de chaque bien immobilier (consistance, montant des charges, numéro de lot) et date d’acquisition ;
• Références des comptes bancaires des membres du Syndicat de copropriétaires ayant opté pour le paiement en ligne de leurs charges;

2.2. Le Syndicat de copropriétaires et ses membres sont informés que s’ils ne souhaitent pas fournir les données personnelles demandées, la Société ne pourra pas conclure le Contrat de syndic.

2.3. La Société utilise les données personnelles du Syndicat de copropriétaires et de ses membres pour les finalités suivantes :

Finalité	Base légale du traitement
Rédaction du Contrat de syndic	Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec le Syndicat de copropriétaires
Gestion locative	Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec le Syndicat de copropriétaires
Gestion des relations avec les entreprises prestataires	Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec le Syndicat de copropriétaires
Fonctionnement du Syndicat de copropriétaires (convocation aux Assemblées Générales)	Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec le Syndicat de copropriétaires
Réponse aux éventuelles questions/réclamations du Syndicat de copropriétaires	Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec le Syndicat de copropriétaires
Gestion des demandes de droits d’accès, d’effacement, de rectification et d’opposition	Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec le Syndicat de copropriétaires
Gestion des impayés et du contentieux	Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec le Syndicat de copropriétaires

2.4. Les données personnelles du Syndicat de copropriétaires et de ses membres sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle la Société détient ces données, afin de répondre aux besoins du Syndicat de copropriétaires et de ses membres, du Contrat de syndic ou pour remplir ses obligations légales.

2.5. Pour établir la durée de conservation des données personnelles, la Société applique les critères suivants :

• Pour le Contrat de syndic, les données personnelles du Syndicat de copropriétaires et de ses membres sont conservées pour la durée de la relation contractuelle et jusqu’au règlement du solde des comptes le cas échéant à l’exception des informations nécessaires à l’accomplissement par la Société de ses obligations légales ;
• Si un membre du Syndicat de copropriétaires fait une demande auprès de la Société, les données personnelles seront conservées pour la durée nécessaire au traitement de la demande ;
• La Société est susceptible de conserver certaines données afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires afin de lui permettre d’exercer ses droits et/ou à des fins statistiques ou historiques.

2.6. A l’issue des durées mentionnées ci-dessus, les données personnelles seront supprimées ou la Société procédera à leur anonymisation.

2.7. Les données personnelles du Syndicat de copropriétaires et de ses membres sont traitées par la Société et par les prestataires qui soutiennent l'activité de la Société telle que la société Gestion Intégrale, agissant en tant que sous-traitant.

2.8. La Société peut également communiquer les données personnelles afin de coopérer avec les autorités administratives et judiciaires.

2.9. La Société veille à sécuriser les données personnelles du Syndicat de copropriétaires et de ses membres de manière adéquate et appropriée et a pris les précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.

2.10. La Société utilise les services de la société Gestion Intégrale pour héberger les données personnelles du Syndicat de copropriétaires et de ses membres. Les serveurs sont situés en France. La Société ne procède pas à des transferts internationaux des données personnelles du Syndicat de copropriétaires et de ses membres.

2.11. Obligations du Syndicat de copropriétaires et de ses membres

• Le Syndicat de copropriétaires et ses membres reconnaissent que les données personnelles divulguées par eux sont valides, à jour et adéquates.
• Le Syndicat de copropriétaires et ses membres s’engagent à ne pas porter atteinte à la vie privée et à la protection des données personnelles de toute personne tierce et ainsi à ne pas communiquer à la Société les données de personnes tierces sans leur consentement.

2.12. Droits du Syndicat de copropriétaires et de ses membres

• Le Syndicat de copropriétaires et ses membres disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression (effacement), de portabilité de leurs données personnelles, de limitation du traitement ainsi qu’un droit d’opposition au traitement de leurs données collectées et traitées par la Société, en contactant directement la Société à l’adresse email suivante : contact@jcadb.org ou à l’adresse postale de la société : 204 Boulevard Voltaire 75011 PARIS. 
• Le Syndicat de copropriétaires et ses membres peuvent également, à tout moment, retirer leur consentement au traitement de leurs données personnelles par la Société ainsi que par les sous-traitants en contactant la Société à l’adresse email suivante : contact@jcadb.org ou à l’adresse postale de la société : 204 Boulevard Voltaire 75011 PARIS, qui devra les en informer.
• Conformément à l’article 40-1 de la Loi Informatique et Libertés telle que modifiée, la Société respectera les directives données par tous membres du Syndicat de copropriétaires relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès. En l’absence de telles directives, la Société fera droit aux demandes des héritiers telles que limitativement énoncées à l’article 40-1, III de la Loi Informatique et Libertés.

2.13. En cas de réclamation, le Syndicat de copropriétaires et ses membres peuvent contacter la CNIL qui est l’autorité compétente en matière de protection des données personnelles, dont voici les coordonnées : 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, téléphone : 01 53 73 22 22.

2.14. Pour toute question concernant le traitement de ses données personnelles, le Syndicat de copropriétaires et ses membres peuvent contacter la Société par email à l’adresse suivante : contact@jcadb.org ou par téléphone, au numéro suivant: 01 43 48 55 99 ou par lettre à l’adresse postale suivante : 204 Boulevard Voltaire 75011 PARIS.